2014文书档案收集整理一般流程
发布时间: 2014-03-07     文章来源:    责任编辑: 档案局
文书档案收集整理一般流程
青田县档案局  2014年3月7日
 

1、收集
收集范围是发文加收文。
发文包括本单位领导正式签发的所有红头文件,还包括党政会议记录、年度总结、重要会议资料、干部介绍信等其他重要材料。
收文主要是和本单位直接相关、需贯彻执行的文件,来源主要是上级、同级和下级单位的来文,与本单位无关的普发性文件不需收集。
 
2、鉴定
鉴定主要是判断文件是否应归档和文件的保管期限。本单位发文全部归档,和本单位直接相关、需贯彻执行的收文需要归档。保管期限依据文件的重要程度划分为永久、30年、10年的不同保管期限。
具体划分方法参照国家档案局2006年发布的《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》。
 
3、排列
不同保管期限的分别排列。同一保管期限、同一事由的文件要排在一起,如干部任免、表彰奖励等要排在一起。同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。
 
4、编目
根据本单位文件材料分类、排列的顺序,按照永久、30年、10年三个序列,分别逐件编制归档文件目录,用电脑打印。
具体见附件:归档文件目录式样
 
5、盖章
归档章应盖在每件文件首页上方的空白处,用红色印泥盖,不能使用其它颜色。归档章可以去档案局购买。
“全宗号”项,填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号,未给的暂不填写。
“年度”项,用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年,不能有任何省略。
“室编件号”项,由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。如下图:
 
全 宗 号
年    度
室编件号
 155
 2013
1 
机构或问题
保管期限
馆编件号
 
 永久
 
 
 
6、编号
件号编制办法,在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号。如永久1—88,30年1—180,10年1—290等。
 
7、装订
装订要按件装订,正文在前,定稿在后;批复在前,请示在后。方法一是缝纫机线装,可统一装订文件的左上角。二是不锈钢夹装订法,即采用专门的订书机和不锈钢夹进行装订。
对太薄或过厚文件的处理:太薄的可以使用包角或者使用少许胶水逐页粘贴,过厚的可以采用粗线绳按照“三孔一线法”进行装订。
 
8、装盒
按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多,可以按排序单独装一盒或几盒;不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。每盒文件之前放置归档文件目录,在文件之后放置一张归档文件备考表,写明整理人及整理时间
 

 
                   附:归档文件目录式样

件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
青田县档案局
 
2013年领导班子会议记录
2013
1231
60
 
2
青田县档案局
青档发[2013]1
2012年度工作总结
2013
0212
7
 
 
 
 
 
 
 
 

 
(不明之处,可以咨询县档案局业务股,联系电话6026657)

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